如何基于任务类型自动更新任务时间？

在软件项目管理中，有些事情看似微不足道，但一旦积累多了，就会严重影响效率。比如，手动为每个任务设置工作时间。这类重复性操作不但耗时，还容易出错。有没有一种方法可以基于任务类型自动更新任务时间？答案是肯定的，这就是项目管理软件的自定义函数功能。

一、自定义函数是什么？

自定义函数是 Zoho Projects提供的一种工作流程自动化能力。它允许你在某个触发条件发生后（如任务创建、状态变更），立即执行你定义好的逻辑，比如：

• 自动分配任务负责人；

• 自动修改字段数值；

• 向外部系统发送 Webhook；

• 或像本文所讲，根据任务类型自动设定工作时间。

这种功能的核心优势在于：用一次配置，代替无数次重复劳动。

Zoho Projects 支持使用 Deluge 脚本语言创建自定义函数，语法直观，配合连接器还能调用系统接口，实现跨模块甚至跨系统操作。

二、常见的项目自动化问题场景

1. 工作时间分配依赖人工判断

很多项目团队，在创建任务时需要根据任务类型设置预计工作时间。但这个动作往往依赖创建者的主观判断，造成标准不一、时间偏差，后续项目统计和汇报也因此变得混乱。

2. 任务信息维护不一致

当团队成员在不同时间或不同角色下维护任务时，容易出现字段未填或填错的情况。特别是在工作时间字段上，经常有人忘记填写。

3. 流程自动化程度低

虽然项目管理工具越来越智能，但不少团队仍然处于半自动或纯手工的管理阶段。没有设定规则和函数，很多本该系统自动完成的操作，仍然靠人手反复处理。

三、自定义函数实战：根据任务类型设置工作时间

以下是一个真实使用场景：客户在任务表单中添加了一个自定义字段“任务类型”，他们希望根据该字段的值自动设置工作时间。任务管理类型与工作时间的映射关系如下：

1. 创建自定义函数前的准备

要使用自定义函数，首先需要配置一个“连接”，即授权函数访问 Zoho Projects 的接口。你需要设置如下的 API 权限范围：

• ZohoProjects.portals.READ

• ZohoProjects.tasks.ALL

• ZohoProjects.timesheets.READ

连接创建成功后，你将获得一个连接名称，用于代码中调用接口。

2. 自定义函数代码结构

以下是该场景中自定义函数的完整代码逻辑：

// scopes: ZohoProjects.portals.READ, ZohoProjects.tasks.ALL, ZohoProjects.timesheets.READ workhourMapping = Map(); workhourMapping.put("AAIR", 12); workhourMapping.put("Account Intel", 32); workhourMapping.put("Competitor Intel", 8); workhourMapping.put("Connects", 8); workhourMapping.put("Deal Shortlisting", 2); workhourMapping.put("IT Intel", 4); workhourMapping.put("Profiling", 8); workhourMapping.put("Quarterly Analysis", 16); workhourMapping.put("Win Loss", 8); if(taskType==null || !workhourMapping.containKey(taskType)) { return "Task type is empty or map doesn't contain the specified task type"; } else { endPoint = "https://projects.zoho.com/restapi/portal/"; taskResponse = zoho.projects.getRecordById(portalId,projectId,"Tasks",taskId,"projects"); owners = taskResponse.get("tasks").get(0).get("details").get("owners"); taskWorks = List(); for each owner in owners { if(owner.get("name").containsIgnoreCase("Unassigned")) { info "No owner found"; break; } else { isOwnerPresent = true; ownerId = owner.get("id"); ownerWorkHours = workhourMapping.get(taskType); taskWork = Map(); taskWork.put("user_id",ownerId); taskWork.put("working_hours",ownerWorkHours); taskWorks.add(taskWork); break; } } updateTaskParameter = Map(); if(isOwnerPresent) { updateTaskParameter.put("owner_work",taskWorks); updateTaskParameter.put("work_type","work_hours"); updateTaskParameter.put("person_responsible",ownerId); updateTaskResponse = zoho.projects.update(portalId,projectId,"tasks",taskId,updateTaskParameter,"你的连接名"); info updateTaskResponse; } } return "success";

3. 说明与注意事项

• 需要根据你的项目实际字段调整任务类型的匹配值；

• owner_work 是 Zoho Projects 接口中用于指定工作时间的参数；

• 函数默认处理任务拥有者中的第一个有效用户；

• 如果没有分配负责人，将跳过工作时间设置。

四、更多自动化的可能性

1. 自动根据任务标签触发邮件提醒

你可以设置自定义函数，在某类标签被添加到任务时，自动发送通知给特定成员。

2. 创建任务自动打标签

基于任务名称或描述中的关键词，自动为任务打上对应标签，有助于后续分类查看。

3. 周期性任务自动生成

利用函数和计划任务结合，实现每月/每周的重复任务自动创建，避免手动复制。引申：任务自动化：创建任务时如何自动安排会议？

五、为什么选择 Zoho Projects 进行自动化管理？

1. 内置 Deluge 引擎

Zoho 提供的 Deluge 脚本语言语法简洁，适合快速开发业务规则。即使不懂代码，也可以通过文档和示例快速上手。

2. 灵活触发条件

支持基于表单提交、任务更新、状态变化等多个触发器，自动调用自定义函数。

3. 与其他 Zoho 应用无缝联动

你可以将 Projects 中的自动化逻辑延伸到 CRM、Desk、Analytics 等其他模块，实现跨系统的信息流通。

六、FAQs：常见问题解答

Q1：函数可以在所有任务上自动运行吗？

A1：可以设置为某个任务创建或更新时自动运行，也可以批量调用函数处理历史任务。

Q2：函数中能不能调用其他应用的数据？

A2：可以。你可以使用连接访问 Zoho CRM、Zoho Desk 等数据，甚至通过 Webhook 与外部系统集成。

Q3：Deluge 代码哪里可以查语法？

A3：Zoho 官方开发文档提供了完整的 Deluge 指令和示例，建议从简单函数开始尝试。

Q4：自动填写工作时间后可以修改吗？

A4：当然可以。系统设置后仍然支持人工修改，不影响正常操作。

Q5：函数运行失败怎么办？

A5：Zoho 提供日志查看功能，函数出错时可查看报错信息，并逐步调试修复。

写在最后

从日常管理中解放出来的不是时间，而是注意力和专注力。通过 Zoho Projects 的自定义函数，我们可以把重复性的工作交给系统，把精力投入到更有价值的决策和创造中。

无论你是刚开始使用 Zoho Projects，还是想进一步挖掘自动化能力，自定义函数都值得一试。

更多实用函数案例，敬请关注 Zoho Projects 开发者社区。你也可以在 Zoho 项目中创建属于自己团队的自动化规则，开启更高效的项目协作之路。