如何制作项目工时记录表？

项目工时不是无聊琐事，实际上它非常重要，是每一位项目人考核升职加薪、项目顺利推进的“神兵利器”。想想老板每次盯着你的工时表皱眉的神色，是不是突然觉得它也挺有分量的？今天我们就来聊聊：项目管理工具是如何制作项目工时记录表的？

一、什么是项目工时记录表？项目管理中扮演什么角色

咱们说说正事。项目工时记录表，听起来高级，其实就是一张记录谁、啥时候、干了啥、花了多少时间的表格。别小看这个表，它可是项目管理的“放大镜”和“定心丸”。

具体来说，工时记录表的角色有：

1.时间管理的基石

忙了半天，最后发现自己只是转了一圈儿？没错，没有记录，时间就会像开会一样，话题总在发散。工时表帮你把模糊时间颗粒度拉满，别再担心没事干还要硬装忙。

2.人力分配的参照

项目排班怎么排，工时表说了算。你总不能让一个人一周干80小时？（虽然有些甲方可能想使劲压榨）。有了记录表，谁忙，谁闲，谁在划水，清晰可见。

3.成本控制的利器

项目成本管理有哪些内容？老板最关心的就是这个。每个人做了多少时间的活，就是项目成本的基础。到时跟客户对账、财务结算，都离不开这张表。

3.项目进度监控

工时记录表不仅体现现在这些活做了多久，也能预估未来是不是会爆炸性延期。有延误早发现，才不会到最后来个“惊喜”。

工作场景

1. 项目组分工协作

大家像无头苍蝇一样忙，有了工时表，分谁干什么，啥时候干，一清二楚；到了项目末尾，回头一查，有据可依，锅也甩得更科学。

2. 预算和成本审核

一拍脑门就说“这个模块要三天”，但如果记录下来，下一次报价可是有“历史依据”的。防止乱要预算、乱花钱。

3. 绩效考评与加班核算

考核、算奖金、批加班，这些数据全都要靠你诚实记录。如果你把摸鱼、打王者、8次煮咖啡也算进去，被抓包可就不好解释了。

二、如何制作项目工时记录表？

下面这部分，就是工时记录表的“手艺课”了。别以为格式随便糊弄两行Excel就算，有讲究！制作一张干净、实用、经理一眼就看懂的项目报表/工时记录表，得这几步：

1. 明确表格信息结构

不是随便罗列一堆时间和人名。你的表格，里面必须要做到这些基本“要素到位”：

• 项目名称
• 任务内容
• 参与人员
• 起止时间
• 实际工时
• 备注说明

切忌什么东西全堆一列，让人看得头皮发麻。有了结构，汇总、统计才不会乱成一锅粥。

推荐的工时记录表格式如下：

2. 规范填写内容

字要工整，信息要完整。不许写“杂活”、“瞎搞”这种内容，老板看了只会怀疑你在学非暴力不合作。任务内容要细，要具体到每个人、每个任务。
实际工时一定要准，别什么事都填8小时。否则每月都被老板提醒，还不是等着被扣奖金？

3. 统计与分析机制

光是填也是没用的，还要会看。比如哪部分总工时超出预期，是不是哪个环节掉链子了？填了表，不分析，不做后续优化，等于白忙一场。
在表格里可以增加统计汇总行，比如：

• 单周、单月、单项目总工时
• 按部门、按人、按任务统计

有了这些汇总，开会时你说得底气十足，下次再有项目排期，大家都服气。

三、如何借助Zoho Projects制作项目工时记录表？

别怕不懂技术，流程其实很简单。只需要会用鼠标和打字，Zoho Projects就能变身你的“全自动工时管家”。用它记工时，体验好到怀疑人生。

1. 新建项目与任务，合理分配责任

先把你的项目搬进Zoho Projects，定义清晰。每个大项目、子项目、任务一键搞定。责任人分配、周期设定，避免“多人干一摊，结果一锅端”的混乱局面。

在Zoho Projects里，任务分得明明白白，谁干啥写得清清楚楚，防止背锅。

2. 工时填报简单明了，支持多端同步

Zoho Projects的时间表模块，录入工时简直不要太方便。从桌面、手机一键填报，走在路上都能补工时（别问我为什么上厕所会补工时）。时间线、任务关联，写一条自动归档到任务上，后续统计省心。

而且Zoho Projects可以自定义填写项，项目、任务、负责人、备注、小时数都能自由配置，老板满意、员工省心，双赢。

3. 自动统计，数据一览无遗

重点来了，不用自己搬砖算工时了！Zoho Projects能直接生成个性化报表和图表，一看就懂本周、本月、本季度的各类工时消耗。想要什么数据导出来，一键生成Excel或PDF，财务喜欢，老板更喜欢。

统计视图还能筛选部门、人员、项目，找哪块浪费时间，裂变式优化效率。

FAQ：常见问题

1.我不是做项目管理的，也需要工时记录表吗？

任何需要团队协作或者对个人时间进行把控的场景，都建议制作工时表。毕竟，谁都逃不过被工作支配的命运，记录一下更有成就感。
工时记录表怎么防止被人乱填？

2.表格多少信息算合适？会不会太啰嗦？

没必要记工时还要写诗，项目、任务、时间、人、小时、备注6项最核心。特殊情况才加列，别让表格成你的负担。

3.表格只用Excel就可以了吗？

早期小团队用Excel将就可以，大点团队、多人协作、需要统计归档、自动提醒的场景还是推荐用Zoho Projects。别让手抖填错耽误全组。

4.怎么判断工时记录表好不好用？

能让你和老板看了都能秒懂的工时表就是好表。不出错，不漏项，统计方便——大功告成。